領収書があれば、経費になる？

領収書に添えるメモを、比べてみる

元の記事交際費等の範囲と損金不算入額の計算国税庁・2026年10月24日確認

領収書に添える記録を比べてみます。どちらも架空の例です。

「会議費」

「取引先のA社のBさんと、新しい受注の打合せ。納期と役割を相談。参加者と人数は出席メモ、日程は当日のメールに」

仕事の段取りで、気をつけたいこと

「会議費」は分類の名前で、打ち合わせの用件までは伝わりません。後の例には、仕事の相手と用件、関連する資料の置き場があります。誰が参加したかは出席メモ、日程は当日のメール、と確認する先も分かります。

気の利いた文章に整えるより、実際の相手と用件を残すことから。書類を渡すときに、何を話したのかまで一緒に伝えるつもりで書いてみてください。これは経緯を伝えるメモの例で、必要な書類がこれだけでそろうという意味ではありません。

読むのは、食事の席にいなかった事務担当かもしれません。店名と「会議費」の一言だけでは、実際に話した内容までは分かりません。社長の領収書も同じです。「あとは経理で」と渡しても、本人の記憶を経理担当が代わりに思い出すことはできません。

税務調査などで会社として経緯を聞かれたとき、手元の材料から説明できるか。使ったときの記憶が、あとで会社として答えるための材料にもなります。記憶のあるうちに事実を残し、事務担当が領収書と一緒に確認できる置き場を決めておきたいところです。

国税庁は、法人の一定の飲食費を交際費等から除く扱いについて、年月日や参加者とその関係、人数、金額と店名などを記した書類の保存を条件とし、法人の帳簿や領収書なども保存対象としています（飲食費の説明・保存の案内）。全ての経費に同じ条件があるわけではなく、メモを付ければ経費になるという意味でもありません。

用件を思い出せないときは、当時の予定表やメールを確かめます。それでも不明なら、用件を作って埋めず、確認できた事実と分からない点を分けて渡します。後から確認できたことも、その内容に沿って記録します。

今日は、直近の領収書を手に取り、自分以外の人が用件をたどれるか見てください。相手との関係、仕事の用件、資料の置き場。足りない情報が見つかれば、次に何を残すかの手掛かりになります。

• 相手と仕事の用件が分かる
• 当時のメモや資料をたどれる

経費の可否など税務上の判断は、税理士に相談してください。その手前で、誰が何を残し、事務担当へどう渡すか。この社内の段取りを整理したい方は、ONKSへご相談ください。